Voorbereidingen voor ledenvergadering in november

Het nieuwe bestuur is na de benoeming op 18 juni vol energie begonnen aan haar taak. We zijn bezig met onze ontdekkingstocht in de materie en krijgen steeds meer zicht op alle werkzaamheden. De overdracht van het oude naar het nieuwe bestuur is nog niet helemaal rond, met name de overdracht aan de penningmeester en de support van de banken vergen veel aandacht. We hopen dat dit binnenkort in orde is, zodat we weer betalingen kunnen doen. 

Als beloofd bij onze aanstelling, willen we al in september bijeenkomen met vertegenwoordigers van de afdelingsbesturen om verschillende onderwerpen te bespreken voordat ze verder worden uitgewerkt voor de ELV. Wij vinden het belangrijk om input te krijgen en voeling te houden met wat er bij de afdelingen leeft. De voorbereidingen voor de ledenvergadering op 12 november zijn intussen in volle gang. 
Zo is er een financiële werkgroep gestart om alle financiële vragen die er waren op te pakken, te bestuderen en met een voorstel te komen voor de ledenvergadering.

Het ging daarbij bijvoorbeeld over de afdracht aan de afdelingen, de hoogte van de contributie en het gebruik van ontstane overschotten. In deze werkgroep zitten: Xandra Dick (Leiden, HB-lid), Jacqueline Santen-Reestman (Leiden), Margaret Langeler (Hengelo), Epie Postmus (Deventer), Toos Thoolen (Delft) en Gerry van der Meulen (Apeldoorn). Zij onderzoeken onder meer hoe de huidige opzet van de financiën aansluit bij de mogelijkheden en beperkingen vanuit de statuten, het huishoudelijk reglement en besturenboek. Tijdens het penningmeestersoverleg op 24 september wordt het eerste conceptvoorstel besproken met de penningmeesters.

Op 24 september nodigen we ook de voorzitters uit voor een overleg. Hier komt de huidige stand van zaken met betrekking tot het visiedocument en de organisatiecultuur en -structuur aan de orde. Een eerste stap wordt daarvoor gezet door overleg tussen het Hoofdbestuur en de Juridische Adviescommissie begin augustus. We gaan bekijken welke aanpassingen in de reglementen nodig en wenselijk zijn om te voldoen aan de Wet Bestuur- en Toezicht Rechtspersonen (WBTR) die sinds vorig jaar geldt voor verenigingen. Ook de visie die voor de coronaperiode door vorige hoofdbesturen is neergelegd gaan we weer oppakken en verder uitwerken. Een en ander zal even tijd kosten en in het voorzittersoverleg geven we een eerste update van deze werkgroep.  

In 2023 vieren we het 105-jarig bestaan van de VVAO. De Lustrumcommissie bestaat uit Carleen Sikkema (Gooi- en Eemland, HB-lid), Geesje Dallinga (Apeldoorn), Marina Berghuijs (Den Haag), Elisabeth van Lier (Rotterdam), Henny Langendijk (Haarlem) en Joke Driessen (Eindhoven). Ook Ellie Roor (Arnhem) kwam met ideeën voor het lustrum. In augustus is een eerste verkenning naar een locatie. Het huidige plan is het lustrum te houden op een zaterdag in de tweede helft van september 2023. Maar we zijn nog in de onderzoekende fase en de plannen staan nog niet vast. Meer hierover op 24 november. 

Op 12 november verwachten we veel onderwerpen waar deze werkgroepen zich over buigen op de agenda te kunnen zetten voor het beantwoorden van vragen, het krijgen van input en om ze waar mogelijk af te kunnen handelen. 

Tijdens de ELV vragen we ook goedkeuring van de leden voor invulling van de portefeuilles Internationale Zaken in Nederland en Buitenlandse Betrekkingen. Over de kandidaten en invulling in twee afzonderlijke portefeuilles hebben we het in de afgelopen ALV in juni al gehad. De kandidaten hiervoor zijn respectievelijk Diete Swierstra en Leonie van den Tol. Diete is  door de sollicitatiecommissie goed bevonden en draait nu als commissielid mee om dringende zaken uit haar toekomstige portefeuille, zoals het Women Economic Forum en Internationale Vrouwendag, op te pakken. Leonie is nog herstellende van een zware operatie maar zal in oktober opgaan voor de sollicitatiecommissie. Door haar werk en omdat zij door de EU is geselecteerd voor een carrièrepad voor talentvolle vrouwen is zij de ideale kandidaat om betrekkingen met internationale organisaties en zusterverenigingen in het buitenland aan te halen. Zij was al in een eerder stadium aangekondigd als kandidaat en de opdeling in twee portefeuilles maakt het voor haar haalbaarder om bestuurslid te worden. Hierover meer tijdens de voorzittersbijeenkomst in september. 

Er zijn nog vacatures voor hoofdbestuursleden voor de portefeuille Maatschappelijke relevantie die wordt ondersteund door de Denktank en er is een vacature voor de portefeuille Jongeren (Club33). Ook zoeken we leden die het leuk vinden deel te nemen aan commissies, zoals de seniorencommissie en de jongerencommissie.

Inderdaad een behoorlijk pakket en onze actielijst is nog langer. In de volgende VVAO Post meer informatie!